Iedere werkgever krijgt er een keer mee te maken: een werknemer die bij de concurrent wil gaan werken of die voor zichzelf wil beginnen. Hoe beschermt u uw commerciële gegevens?

Als een goede werknemer opstapt, is dat niet leuk. U heeft jarenlang geïnvesteerd in die werknemer en als hij eindelijk geld dreigt op te leveren, gaat hij weg en neemt hij een schat aan bedrijfsinformatie en klantcontacten mee. Die zal hij in zijn nieuwe functie waarschijnlijk tegen u gaan gebruiken.

Sommige rechters vinden dat een geheimhoudingsbeding voldoende bescherming biedt tegen het weglekken van uw bedrijfsgegevens. Echter, de kans dat u keihard bewijs kunt leveren van de overtreding van een geheimhoudingsverplichting is doorgaans circa 0%.

Om te voorkómen dat uw vertrouwelijke bedrijfsgegevens in handen van de concurrentie komen of dat uw klanten worden ingepikt, kunt u een concurrentiebeding (verbod om bij de concurrent te gaan werken of zelf een concurrerend bedrijf te starten) of een relatiebeding (verbod om met bepaalde relaties zakelijk contact te hebben) in het contract of in het personeelsreglement opnemen. Als aan de wettelijke vereisten is voldaan, is zo’n beding nog steeds keihard en kunt u betaling van boete afdwingen of zelfs de werknemer ontslag laten nemen.

Maar u kunt meer doen, mits u daar van tevoren goed over nadenkt.

Leg contractueel vast dat de werknemer niet zijn eigen devices (gsm, laptop, tablet) mag gebruiken, maar alleen die van u. Maak gebruik van een door de werknemer te tekenen gebruikersovereenkomst waarin is opgenomen dat de devices in periodes van non-activiteit en aan het einde van het dienstverband moeten worden ingeleverd.

Gebruik geen algemene inlog die voor alle werknemers het zelfde is maar geef iedereen persoonlijke alarmcodes, inlognamen en wachtwoorden. En deactiveer die bij het eind van het dienstverband.

Als een werknemer thuis werkt, kunt u voor een goede vpn-verbinding of cloud-omgeving zorgdragen zodat de werknemer niet allerlei informatie en programma’s op zijn eigen pc hoeft te bewaren. Verzorg zelf de back-up van gegevens.

Verbied niet alleen het voeren van zakelijke correspondentie via de privé e-mail, maar ook het voeren van privé-correspondentie via de zakelijke e-mail. Als het e-mailaccount slechts voor zakelijke correspondentie mag worden gebruikt, mag u die e-mailbox namelijk controleren.

Verplicht de werknemer om aan het eind van het dienstverband alle documenten en bestanden in te leveren en verbied hem om uw bedrijfsgegevens naar zijn eigen e-mailadres te versturen of uw bestanden te kopiëren of bewaren.

Zolang u dat allemaal contractueel goed vastlegt en op overtreding een boete stelt, kunt u uw gegevens beter beschermen.