Sinds de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) is ingevoerd, gelden strenge regels voor de manier waarop u uw kleine debiteuren (consumenten en eenmanszaken) moet aanmanen.

Voordat u aanspraak kunt maken op vergoeding van de incassokosten moet u uw debiteur een ‘14 dagenbrief’ sturen, waarin u hem de gelegenheid geeft om zonder kostenverhoging alsnog te betalen. In die brief moet u dus aanzeggen dat hij na het verstrijken van die 14 dagentermijn buitengerechtelijke incassokosten is verschuldigd. En moet u melden hoe hoog die incassokosten precies zijn.

De wetgever vindt dat de in uw brief genoemde termijn van 14 dagen pas ingaat op de eerste dag nadat de wanbetaler uw brief heeft ontvangen.

Als u een onjuiste termijn stelt, die gezien de verstuurd/ontvangen discussie 1 dag te kort was, kunt u niet repareren door nog een korte extra betalingstermijn te geven.

Een slimme wanbetaler kan dus stellen dat hij uw brief pas enkele dagen later heeft ontvangen, zodat de in die brief genoemde termijn van 14 dagen geen effectieve termijn van 14 dagen is en u geen recht op vergoeding van uw kosten heeft. U bent namelijk degene die moet aantonen wanneer hij de brief heeft ontvangen of moet hebben ontvangen. Stuur de 14 dagen brief –als het even kan- daarom tevens per e-mail met ontvangstbevestiging. En verstuur de 14 dagenbrief voor hogere bedragen zelfs aangetekend met ontvangstbevestiging.

Als geen verweer tegen de ontvangst van de brief is gevoerd, zal de kantonrechter er vanuit gaan dat de 14 dagenbrief op de tweede dag na verzending is bezorgd, waarbij de zondagen, de maandagen en officiële feestdagen niet meetellen. De 14 dagen brief is dus eigenlijk een 16 dagen brief.

De gebruikelijke aanzegging dat betaald moet worden “binnen 14 dagen na heden” voldoet niet meer aan de normen. De scherpste termijn die u kunt opnemen is: “binnen 14 dagen vanaf de dag nadat u deze brief heeft ontvangen” of: “binnen 16 dagen na heden”.

Als u geen risico wilt lopen dat de kosten wegens het pietluttige geneuzel over de aanzeggingsformaliteiten worden afgewezen kunt u beter een langere termijn hanteren, bijvoorbeeld drie weken. Als een eerlijke klant uw factuur niet betaalde vanwege bijvoorbeeld een vergissing (ook ik zie wel eens een digitale factuur over het hoofd) dan zal hij na ontvangst van uw brief binnen enkele dagen wel alsnog betalen. En de klant die uw factuur bewust onbetaald liet, zal na ontvangst van uw brief nog steeds niet betalen. Ongeacht of hij 14, 16 of 30 dagen de tijd krijgt.

Tot slot moet het de bedrag aan buitengerechtelijke kosten correct worden aangezegd. U kunt dat zelf makkelijk berekenen:

Als u geen recht heeft op btw-aftrek, mag u daar 21% bovenop tellen als u het bedrag door een derde laat incasseren.

Bereken het bedrag goed, want als u een onjuist (te hoog of te laag) bedrag aanzegt, heeft u geen recht op een vergoeding.