Ooit mocht ik anderhalf uur lang ‘college’ geven aan 20 ondernemers uit de Hoeksche Waard. Het ging over voetangels en klemmen in het juridische landschap. Eén van de vragen die ik aan de aanwezigen voorlegde, ging over het personeelsdossier. Wie legt alles schriftelijk vast en bewaart dat?

Uit de antwoorden bleek maar weer eens dat ondernemers het slechte functioneren van werknemers niet graag bespreekbaar maken, uit angst voor ziekmelding of arbeidsconflict. Als er al wat wordt gezegd, wordt dat niet vastgelegd. Wat heb je aan een functioneringsgesprek als je niet bespreekt wat er fout gaat en hoe dat beter moet? Hou dan liever helemaal geen functioneringsgesprek. Zonde van de tijd en met neutrale functioneringsgespreksverslagen bouw je juist een dossier tegen jezelf op. En een goed dossier is en blijkt nog altijd onmisbaar.

Als een werknemer met ontslag wordt bedreigd is het eerste dat zijn gemachtigde zal roepen dat de werknemer altijd voorbeeldig heeft gefunctioneerd en dat de ontslagwens als de spreekwoordelijke donderslag bij heldere hemel kwam. Ik weet wel beter (wie ontslaat er nu zomaar een voorbeeldige werknemer) maar hoe weerleg je dat?

Een ontslag wegens slecht functioneren is 9 van de 10 keer het slotstuk van een traject van irritatie. Maar als dat niet wordt vastgelegd, kun je bij de rechter alleen maar met modder gaan smijten en kun je niet onderbouwen dat het terecht is dat de werknemer het veld moet ruimen.

Ik trad laatst op voor een werkgever zijn zakken vol had van een slecht functionerende werknemer. Die werknemer liep de kantjes er vanaf, dacht zelf de regels te kunnen bepalen, was oncollegiaal en klantonvriendelijk en schreef overuren terwijl hij onder werktijd lange pauzes nam en geen minuut langer werkte dan volgens schema. Normaal zou je zo’n werknemer er gelijk uit zwiepen, maar dit was een oudere werknemer met veel dienstjaren. Dat vraagt een wat andere aanpak.

Ik heb de werkgever geadviseerd om de werknemer niet gelijk te ontslaan, maar een verbetertraject te starten en een dossier op te bouwen. Met de werknemer zijn toen meermaals gesprekken over zijn gedrag en functioneren gevoerd en dit werd ook formeel aan hem bevestigd. Toen er geen verbetering optrad is hij schriftelijk gewaarschuwd. Vervolgens zijn afspraken gemaakt over het verbeteren van zijn functioneren. De eerstvolgende overtreding vond al weer een paar weken later plaats en hij kreeg een laatste waarschuwing met aanzegging van ontslag als hij weer in de fout zou gaan. U raadt het al: nog geen week later deed hij het wéér. Hoewel de overtreding an sich niet ernstig genoeg was om een ontslag te rechtvaardigen, was dit wel de bekende druppel.

In de procedure kon ik precies aangeven wat hij wanneer fout had gedaan, dat hij daarop was gewezen, dat er een verbetertraject was gestart en dat hij meermaals was gewaarschuwd, laatst nog met een ontslag in het vooruitzicht. De werknemer was dus een gewaarschuwd mens..…

Slechts dankzij het complete dossier liet de rechter het ontslag in stand en veroordeelde hij de werknemer niet alleen in de proceskosten, maar ook tot betaling van een schadevergoeding aan de werkgever. Als we het verbetertraject hadden overgeslagen dan was de kans groot dat de slecht functionerende werknemer nog een cadeautje van meer dan een jaarsalaris mee zou krijgen. Het opbouwen van het dossier was dus een goede investering…