De periode rond kerst en oud en nieuw is een gewilde periode voor werknemers om vakantiedagen op te nemen. Vaak kunnen zij door één of twee dagen vrij te nemen rondom de feestdagen een aantal dagen achter elkaar vrij zijn zonder er al teveel vakantiedagen voor in te hoeven leveren. Het jaar 2021 is overigens een werkgeversjaar, omdat zowel de kerstdagen als nieuwjaarsdag in het weekend vallen. Niet iedereen kan tegelijk vrij nemen als het bedrijf rond en/of op feestdagen gewoon open is. Hoe zit het met het vaststellen van vakantiedagen? 

Uitgangspunt vaststelling vakantie

Als er in de arbeidsovereenkomst of cao niet anders is bepaald, is het uitgangspunt dat de werkgever de tijdstippen van het begin en het einde van de vakantie vaststelt, maar dit wel  overeenkomstig de wensen van de werknemer tenzij er gewichtige redenen zijn om de vakantie niet conform de wens van de werknemer vast te stellen. In feite is het dus de werknemer die bepaalt wanneer hij vakantie opneemt.

Als de werknemer schriftelijk laat weten wanneer hij vakantie wil nemen, dan heeft de werkgever twee weken de tijd om op de aanvraag te reageren. Als er binnen die twee weken door de werkgever geen ‘gewichtige redenen’ zijn aangevoerd die aan de gewenste vakantie in de weg staan, dan geldt de vakantie als vastgesteld conform de wens van de werknemer. Uiteraard moet de werknemer wel voldoende vakantiedagensaldo hebben opgebouwd voor het aantal vakantiedagen dat hij wenst op te nemen. 

Van gewichtige redenen is sprake als het instemmen met het verzoek van de werknemer zou leiden tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Gedacht kan worden aan de situatie waarin het voor het bedrijf erg druk is rondom en op feestdagen (bijvoorbeeld winkels en restaurants) of als collega’s (die eerder waren met een vakantieaanvraag) al vakantie hebben of wegens ziekte afwezig zijn, waardoor de werknemer niet gemist kan worden.

Wijzigen vastgestelde vakantie

Als een vakantie al is vastgesteld, kan deze – na overleg met de werknemer – door de werkgever gewijzigd worden als er zich na de vaststelling daarvan gewichtige redenen voordoen. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er ineens een grote hoeveelheid spoedopdrachten binnen komt of als er een collega ziek uitvalt die alleen door de werknemer kan worden vervangen. In dit geval zal de werkgever de schade die de werknemer lijdt door het wijzigen van het tijdstip van zijn vakantie (bijvoorbeeld annuleringskosten) moeten vergoeden.

Vervallen wettelijke vakantiedagen

Per jaar bouwt de werknemer vakantiedagen op. Wettelijk gaat het om ten minste vier keer de overeengekomen wekelijkse arbeidsduur. Zo heeft de werknemer met een arbeidsduur van 40 uur per week wettelijk recht op 160 vakantie-uren per jaar, de werknemer die 24 uur per week werkt op 96 uur. Deze wettelijke vakantiedagen vervallen na zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd. De in 2021 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen derhalve per 1 juli 2022.

In 2018 heeft het Europese Hof van Justitie geoordeeld dat een werkgever verplicht is om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat een werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen. Een uitvloeisel hiervan is dat de werkgever verplicht is om de werknemer tijdig over de vervaltermijn van de vakantiedagen te informeren. Alleen als de werkgever kan bewijzen dat aan deze informatieplicht is voldaan, kan de werkgever vervallen vakantiedagen afboeken. De werknemer heeft er in dat geval namelijk bewust voor gekozen om geen vakantie op te nemen. Deze regel geldt uiteraard niet voor de werknemer die zo ziek is dat hij niet kan re-integreren en geen vakantiedagen kan opnemen.

Het is daarom goed om in de decembermaand stil te staan bij het saldo aan vakantiedagen van de werknemers en om hen individueel en schriftelijk te wijzen op hun vakantiesaldo en de vervaltermijn.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen -alle dagen die u boven de wettelijke aantal van 4x de overeengekomen arbeidsduur met de werknemer afspreekt- vervallen niet, daarvoor geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. 

Als de werknemer vakantiedagen opneemt geldt dat hij eerst de vakantiedagen opneemt die als eerste zouden vervallen of verjaren.

Uitbetalen vakantiedagen

Tijdens het dienstverband is het niet toegestaan om wettelijke vakantiedagen uit te betalen. Dat mag alleen bij het einde van het dienstverband. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen kan wel overeengekomen worden dat deze tijdens het dienstverband kunnen worden uitbetaald, maar dat moet wel schriftelijk zijn vastgelegd.

Heeft u nog vragen over vakantiedagen? Ik help u graag verder.

Isis Henriquez-van de Wetering