Het is al sinds 1 januari 2015 verplicht om bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd aan te zeggen of het contract zal worden verlengd of niet. Toch merk ik dat deze verplichting nog niet bij elke werkgever bekend is, er niet zorgvuldig wordt geagendeerd of er wordt volstaan met een mondelinge mededeling. Tijd voor een opfrismoment.

Op grond van de wet, artikel 7:668 BW, moet de werkgever uiterlijk een maand voor de einddatum van het contract de werknemer schriftelijk informeren of zij het dienstverband wil voortzetten of niet. Als de werkgever meldt dat deze het dienstverband wil verlengen, zal deze ook moeten melden onder welke voorwaarden zij het contract wil verlengen. Het doel hiervan is dat de werkgever niet tot de laatste dag van het dienstverband wacht en de werknemer derhalve tijdig weet waar hij aan toe is: moet ik op zoek naar ander werk of kan ik hier blijven? Deze aanzegverplichting geldt overigens niet als het tijdelijke dienstverband is aangegaan voor korter dan zes maanden.

Wat als de werkgever niet of te laat aanzegt? Dan heeft de werknemer recht op een vergoeding, terwijl het contract wel van rechtswege eindigt of (stilzwijgend) wordt voortgezet. Die vergoeding is gelijk aan maximaal één maand loon. Zegt de werkgever geheel niet aan, dan heeft de werknemer dus aanspraak op één maandsalaris aan vergoeding. Zegt de werkgever wel aan, maar te laat dan wordt de vergoeding naar rato berekend. Zegt de werkgever bijvoorbeeld één week te laat aan, dan is de vergoeding gelijk aan het loon voor één week.

Let op: de vergoeding is ook verschuldigd als de arbeidsovereenkomst wel wordt voortgezet. Deze werknemer zal over het algemeen geen aanspraak maken op de vergoeding, omdat hij er geen weet van heeft of de werkgever niet voor het hoofd wil stoten. De werknemer die aanspraak wil maken op de aanzegvergoeding heeft daar drie maanden de tijd voor te rekenen vanaf het moment dat de verplichting tot aanzegging is ontstaan. Met andere woorden: de werknemer moet binnen twee maanden na de einddatum zijn vinger opsteken. Formeel moet dat vinger opsteken gebeuren door een verzoekschrift in te dienen bij de rechter, bij gebreke waarvan de aanspraak vervalt.

In oktober 2022 heeft de Hoge Raad benadrukt dat de aanzegging echt schriftelijk gedaan moet worden. In de betreffende zaak had de werkgever aan de werknemer mondeling doorgegeven dat zijn contract niet werd verlengd. De werknemer wist dus dat hij op zoek moest naar een nieuwe baan en vond ook aansluitend ander werk. Eind goed al goed, dacht de werkgever. Totdat de werknemer ‘zijn vinger opstak’ en aanspraak maakte op de aanzegvergoeding. De werkgever vond dat onaanvaardbaar: het was toch duidelijk dat de werknemer ander werk moest zoeken en dit was hem tijdig gemeld. De werknemer had het ook begrepen en heeft nota bene aansluitend werk elders gevonden, zodat hij ook geen nadeel had van het enkele feit dat de aanzegging niet schriftelijk was gedaan. De Hoge Raad was onverbiddelijk: schriftelijk is schriftelijk en dit is een regel van dwingend recht. De werkgever heeft deze regel niet strikt opgevolgd en moest de aanzegvergoeding toch betalen.

Zorg ervoor dat u de aanzegverplichting agendeert, u tijdig nadenkt over of u de arbeidsovereenkomst wilt verlengen en zo ja, onder welke voorwaarden én dat u de werknemer hierover tijdig schriftelijk informeert. Om te voorkomen dat de werknemer zich verweert met de stelling dat hij de aanzegging nooit heeft ontvangen is het aan te raden om de aanzegging per e-mail met ontvangstbevestiging te versturen of om deze per aangetekende post te versturen. Doe dit niet op de laatste dag. Ook aanzeggen per Whatsapp is een mogelijkheid. Zorg er dan wel voor dat u een screenshot maakt van de blauwe vinkjes, zodat u kunt bewijzen dat de werknemer het bericht heeft gelezen. Beter nog is om de werknemer voor ontvangst van de aanzegging te laten tekenen als u deze aan hem overhandigt.